Project Charter
Project Charter adalah sebuah dokumen yang di buat sebagai kerangka atau ringkasan dari sebuah Six Sigma Improvement Project atau atau problem solving project. Dimana secara eksplisit menyatakan secara tertulis apa dan kapan yang harus dicapai tim, memastikan pemahaman bersama tentang ruang lingkup dan tujuan proyek, dan sekaligus sebagai mekanisme komunikasi bagi mereka yang tertarik dengan proyek atau yang mungkin mendukungnya.
Ada standard informasi yang harus di tuangkan didalam project charter. Berikut adalah major elemen dari Project Charter,
Business Case – alasan melaksanakan projek,
- Mengapa proyek ini penting untuk di lakukan, misalnya untuk customer (mengacu pada VOC), business, stakeholder
- Sejalan dengan busines strategic plan
- Menyiratkan konsekuensi dari projek (jika dilaksanakan atau todak dilaksanakan)
- Bukan pejelasan detail dari masalah, tetapi lebih kepada penjelasan higher level mengenai pentingya dari masalah / projek
Problem Statement– penjelasan masalah
- Menjelaskan masalah konkrit apa yang sedang terjadi pada proses yang ada saat ini (dimana, kapan periode terjadiny), gap di bandingkan dengan harapan / target
- Link dengan busines case
- Menggunakan ukuran yang spesifik
- Singkat, menggunakan satu atau 2 kalimat
Goal Statement – Tujuan perbaikan secara singkat dan jelas dan menggunakan pengukuran yang spesifik / metrik.
- Menyatakan ukuran keberhasilan project, seberapa besar perbaikan akan dilakukan dan kapan (deadline) bisa di capai.
- Ukuran mengikuti prinsip SMART (Specific, Measurable, Achievable / Attainable, Realistic / Relevant, Time Frame/Bound)
- Link dengan problem statement
- Apa ukuran utama (primary matrik) dan ukuran sekunder/tambahan (secondary matrik) dari projek
Project Scope – menentukan batasan-batasan suatu proses dan proyek.
- Apa step awal dan akhir dari proses yang akan di investigasi / di perbaiki, berdasarkan analisa SIPOC
- Batasan dari anggota team sejalan dengan batasan cakupan process step dari projek
- Apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam ruang lingkup (process, product, geographical), bagaimana potensial solusi untuk yang di luar scope.
Project Plan – rencana tindakan pokok dan tenggang waktu untuk melaksanakannya.
- Kick off meeting
- List aktivitas-aktivitas kunci yang akan di lakukan dalam setiap tahapan DMAIC,
- Review Project
- Sumber daya yang diperlukan (budget, dukungan) agar dapat memenuhi aktivitas-aktivitas yang di maksud (personil & financial)
Project Team – para anggota dan peran sertanya dalam tim
- Siapa yang memulai definisi proyek ini? (Project Champion)
- Siapa yang akan bertanggung jawab atas proses yang ada? (Process Owner)
- Siapa yang akan coach ketua tim dan timnya sendiri? (Coach Internal)
- Siapa yang akan memimpin tim? (Project Team)
- Nama dan peran bagi tiap-tiap anggota tim